Финансовый контроль без головной боли: автоматизированный учет платежей в действии

Каждая компания, стремящаяся к успеху, должна не только предлагать качественные услуги, но и постоянно улучшать свои внутренние процессы. Мы в компании SeoVolga понимаем это как никто другой. Поэтому, прежде чем предлагать решения нашим клиентам, мы сами протестировали и усовершенствовали их на практике. В этой статье мы поделимся нашим опытом автоматизации учета клиентских платежей и теми вызовами, с которыми столкнулись на этом пути.

Проблемы на старом пути

Как компания, занимающаяся разработкой ИТ-решений, мы сталкивались с разнообразными сценариями поступления платежей: от разовых операций до регулярных взносов по проектам. Однако традиционные методы учета, такие как Excel и 1С, оказались неэффективными. Это привело к:

• Кассовым разрывам: Непредсказуемые финансовые потоки ставили под угрозу выполнение обязательств.
• Росту дебиторской задолженности: Увеличение неоплаченных счетов создавало дополнительные риски.
• Неэффективному управлению денежными потоками: Команда могла работать над проектами без подтвержденных платежей, в то время как оплаченные работы ждали своей очереди.

Эти проблемы не только угрожали срокам выполнения проектов, но и снижали нашу конкурентоспособность на рынке.

Создание технического задания: от идеи к реализации

Мы поняли, что нам нужно создать систему, которая обеспечит эффективный управленческий учет. Основные цели проекта включали:

• Гибкая работа с платежами: возможность перемещения, объединения и разбивки.
• Связывание платежей с задачами команды через карточку клиента.
• Отслеживание поступлений и расходов по каждому проекту.
• Контроль за оплатой этапов работ и задолженностями.
• Классификация клиентов по платежеспособности и другим критериям.
• Возможность добавления комментариев по каждому клиенту.

Требования к решению

Команда:

В реализации проекта принимала участие команда профессионалов:

Руководитель проекта: отвечал за постановку задач, контроль выполнения и взаимодействие между подразделениями.

Разработчик: занимался созданием и отладкой продукта.

Тестировщик: проводил тестирование, выявлял ошибки и фиксировал их.

Как мы решали задачи:

1. Создание единой таблицы клиентов: Мы объединили всех клиентов в одной таблице с возможностью сортировки по различным параметрам.

Список контрагентов

2. Карточка клиента: Для каждого клиента была создана карточка с возможностью редактирования информации.

Карточка клиента

3. Отслеживание платежей помесячно: Мы внедрили систему отслеживания платежей с цветовой индикацией статуса оплаты.

Окно с указанием контрагента и его оплат с цветовой индикацией отражающей статус оплаты и согласования

4. Вывод счетов на оплату: Теперь счета формируются автоматически, что упрощает процесс.

Окно с действиями по счетам

5. Объединение и разбивка платежей: Мы добавили возможность объединять и разбивать платежи по услугам или датам.

Объединение/ разделение счетов

Результаты: от хаоса к порядку

Ранее директор компании запрашивал информацию у разных сотрудников, сверял данные в различных системах и вручную составлял отчеты. Теперь же все это стало проще:

Что изменилось?

Директор теперь может анализировать денежные потоки по готовым отчетам и графикам. Он легко видит платежеспособность клиентов и причины неоплаченных счетов. 

Появилась возможность планировать работы на будущее и прогнозировать финансовые потоки.

Эффекты нашей работы:

• Управленческие решения стали приниматься быстрее и легче.
• Качество решений значительно возросло.
• Кассовые разрывы сократились.
• Финансовые потоки стали более равномерными.
• Дебиторская задолженность уменьшилась на 30%.

Автоматизация учета клиентских платежей стала важным шагом на пути к повышению эффективности нашей компании. Этот опыт показывает, что правильные инструменты и подходы могут существенно улучшить управление бизнес-процессами. Мы уверены, что наши решения помогут не только нам, но и многим другим компаниям достичь новых высот в своем развитии!