Автоматизация учета клиентских платежей

Клиент

Компания, которая оказывает услуги по автоматизации бизнес-процессов, должна, в первую очередь, совершенствовать свои процессы. Именно поэтому мы разрабатываем решения, которые нужны нам, тестируем их, улучшаем, и после этого предлагаем вам. Сегодня мы расскажем, каким образом автоматизировали учет платежей своих клиентов. 

Проблемы в компании

SeoVolga оказывает услуги в области разработки ИТ-решений для различных компаний, и решения имеют разный объем и масштаб. Соответственно, платежи от клиентов могут поступать как разовыми операциями, так и систематическими, в определенный период или по выполнению конкретных работ. Использование Excel и 1С привели к:

• кассовым разрывам;
• росту дебиторской задолженности;
• неэффективному управлению денежными потоками.

Кроме того, из-за отсутствия учета платежей, команда могла работать над проектом, по которому еще не прошел платеж, а оплаченные проекты стояли в очереди ожидания. Это приводило к угрозе срывов сроков по договорам, остановке финансовых поступлений и снижению конкурентоспособности компании.

Техническое задание

Идея проекта заключалась в том, чтобы создать условия для эффективного управленческого учета, а именно:

• работать с платежами: перемещать, разбивать, объединять и пр.;
• связывать платежи через карточку клиента с задачами для команды;
• отслеживать поступления и расходы по каждому проекту в отдельности и по всем сразу;
• контролировать оплату за выполненные этапы, а также задолженности;
• сортировать клиентов по тем или иным параметрам и классифицировать их по платежеспособности или иным критериям;
• вносить свои комментарии по каждому клиенту (плановая дата оплаты и пр.).

Требования к решению

Над проектом работали:

Руководитель проекта:

• постановка задач на разработку продукта;
• организация и контроль выполнения задач;
• обеспечение эффективного взаимодействия подразделений.

Разработчик:

• разработка продукта;
• отладка продукта после проведения тестирования.

Тестировщик:

• тестирование;
• выявление ошибок и их регистрация.

Как решали задачи:

1. Объединили всех клиентов в одной таблице, с возможностью сортировки по различным параметрам.

Список контрагентов

2. По каждому клиенту завели карточку с возможностью редактирования.

Карточка клиента

3. Создали возможность отслеживать платежи помесячно.

Окно с указанием контрагента и его оплат с цветовой индикацией отражающей статус оплаты и согласования

4. Выводить счета на оплату.

Окно с действиями по счетам

5. Объединять и разбивать платежи по услугам или датам оплат.

Объединение/ разделение счетов

Было

Директор узнавал у руководителя проекта, над каким проектом сейчас работает команда, запрашивал у бухгалтера данные об оплатах, сверял этапы работ и оплату. И все это в разных таблицах и системах. Поднимал списки всех заказчиков, вручную сверял кто сколько заплатил за какие этапы работы, составлял сводную ведомость.

Стало

Директор анализирует денежные потоки по готовым отчетам, графикам, цифрам. Сразу видит платежеспособность и ответственность клиентов, а также неоплаченные счета и причины. Может спокойно планировать работы на будущие периоды, прогнозировать финансовые потоки, осуществлять стратегическое планирование.

Эффекты:

• стало легче и быстрее принимать управленческие решения;
• повысилось качество управленческих решений;
• кассовые разрывы сократились;
• финансовые потоки стали более равномерными;
• дебиторская задолженность сократилась на 30%.